Решение коллегии комитета Ставропольского края по делам архивов от 05.08.2015 N 8 "О выполнении архивным отделом администрации Кочубеевского муниципального района предписаний по итогам проверки соблюдения законодательства об архивном деле в Российской Федерации и законодательства Ставропольского края в области архивного дела на территории Ставропольского края в октябре 2014 года"

КОЛЛЕГИЯ КОМИТЕТА СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ
ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ

РЕШЕНИЕ
от 5 августа 2015 г. № 8

О ВЫПОЛНЕНИИ АРХИВНЫМ ОТДЕЛОМ АДМИНИСТРАЦИИ КОЧУБЕЕВСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ПРЕДПИСАНИЙ ПО ИТОГАМ ПРОВЕРКИ
СОБЛЮДЕНИЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ
В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА
СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ В ОБЛАСТИ АРХИВНОГО ДЕЛА НА ТЕРРИТОРИИ
СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ В ОКТЯБРЕ 2014 ГОДА

Заслушав информацию заместителя председателя комитета Ставропольского края по делам архивов Болотовой В.Е., коллегия отмечает, что архивным отделом администрации Кочубеевского муниципального района (далее - архивный отдел) проведена определенная работа по устранению нарушений, выявленных комитетом Ставропольского края по делам архивов в ходе проверки соблюдения законодательства об архивном деле в Российской Федерации и законодательства Ставропольского края в области архивного дела в октябре 2014 года.
Администрацией Кочубеевского муниципального района в 2014 году приобретено в муниципальную собственность здание по адресу: с. Кочубеевское, ул. Советская, д. 105а, в котором предусматривается выделение для архивного отдела помещений общей площадью 217,4 кв. метров с учетом обеспечения рациональной планировки и сохранности архивных документов на всех участках работы с ними (оборудования комнаты приема и временного хранения, акклиматизации архивных документов, читального зала и других помещений основного назначения). В настоящее время в здании проводятся ремонтные работы, перемещение архивного отдела планируется до 01 декабря 2015 года.
Постановлением администрации Кочубеевского муниципального района от 06.07.2015 № 1083 утверждены переработанные должностные инструкции архивариусов архивного отдела, в которых исключено дублирование функций.
В июле 2015 года утверждена в новой редакции Инструкция о порядке работы архивного отдела при чрезвычайных ситуациях, в которой определен порядок работы архивного отдела при объявлении режима чрезвычайного положения, при пожаре и аварии систем жизнеобеспечения, в случае проникновения посторонних лиц и других противоправных действий.
В архивохранилищах № 2 - 3 обеспечен нормативный световой режим хранения архивных документов - все документы закартонированы.
Книга учета поступлений документов, Список фондов и дела фондов ведутся в соответствии с нормативными требованиями. В описях фондов № 91, 217, 227 и других составлены сводные итоговые записи.
Осуществлен прием 104 дел управленческой документации администраций муниципальных образований Мищенского и Усть-Невинского сельсоветов, сроки хранения которых в организациях истекли.
Запросы граждан исполняются в соответствии с нормативными требованиями.
Вместе с тем анализ свидетельствует о нарушении сроков проведения 89% мероприятий, остаются невыполненными 67% мероприятий, указанных в предписании комитета Ставропольского края по делам архивов от 27 октября 2014 года № 3.
В частности, не доработана Инструкция об охранном режиме помещений архивного отдела, которая не в полной мере определяет порядок действий охраны при чрезвычайных ситуациях.
Не приняты меры по обеспечению нормативного температурно-влажностного режима хранения архивных документов в архивохранилищах № 1 - 3: температура воздуха по-прежнему превышает нормативы на 1 - 4 градуса и достигает 20 - 23 градусов.
Лист учета фотодокументов составлен с нарушениями нормативных требований, не заведено дело организации - сдатчика фотодокументов.
Не согласованы с организациями - источниками комплектования графики работ по упорядочению и передаче документов в архивный отдел на 2015 год.
Не завершена работа:
- по выверке учетных данных, в результате сохраняется дисбаланс данных централизованного учета и первичных учетных документов о количестве дел управленческой документации - на 54 ед. хр., по личному составу - на 33 ед. хр., не уточнено также количество фондов документов по личному составу - срок исполнения до 15 декабря 2014 года;
- по учету в соответствии с нормативными требованиями архивных документов фонда № 228 "Кочубеевский районный союз потребительских обществ", которые поступили в архивный отдел в неописанном виде - описи документов возвращены экспертно-проверочной комиссией комитета на доработку (протокол от 28 января 2015 года № 1) - срок исполнения до 15 декабря 2014 года.
Коллегия решила:

1. Главе администрации Кочубеевского муниципального района Клевцову А.П. продолжить работу по обеспечению архивного отдела помещениями, отвечающими требованиям рациональной планировки и сохранности архивных документов на всех участках работы с ними.
2. Руководителю архивного отдела администрации Кочубеевского муниципального района Яковлевой О.Н. принять меры по выполнению предписания комитета Ставропольского края по делам архивов от 27 октября 2014 года № 3 и повышению качества проводимых работ, в том числе:
2.1. Осуществить полный комплекс мер по обеспечению охранного и температурно-влажностного режимов хранения архивных документов - до 1 сентября 2015 года.
2.2. Завершить работу по выверке учетных данных и обеспечению их сбалансированности - до 01 декабря 2015 года.
2.3. Обеспечить учет фотодокументов в соответствии с нормативными требованиями - до 15 сентября 2015 года.
2.4. Доработать описи документов фонда № 228 "Кочубеевский районный союз потребительских обществ" в соответствии с решением экспертно-проверочной комиссии комитета - до 15 сентября 2015 года.
2.5. Принять меры по согласованию с организациями - источниками комплектования графиков работ по упорядочению и передаче документов в архивный отдел на 2016 год - до 01 ноября 2015 года и далее - постоянно.
2.6. Информировать комитет о выполнении решения коллегии в установленные сроки.
3. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на заместителя председателя комитета Ставропольского края по делам архивов Болотову В.Е.

Председатель коллегии
Е.И.ДОЛГОВА

Секретарь коллегии
В.В.БЕЛОКОНЬ


------------------------------------------------------------------